忘年会の案内メールはいつ、どんな内容で送ればいい?さらに断りのメールも

忘年会案内メール1

秋の終わりが近づくと、各所から「忘年会のお知らせ」がボチボチ届き始めますね。

 


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幹事になった方、会社の事務担当の方、今年の忘年会の連絡はいつ頃出そうかな~?と考えている頃だと思います。

連絡を受け取る側は年末はどこの会社も年末年始の連休に向けて仕事が忙しく、中々すべての忘年会に行くことは難しいと思いませんか?

○○の忘年会は外せないとして、□□の忘年会は日程が被っているから断らなきゃいけない・・・なんて返事をしよう・・・と悩むこともあると思います。

今回は忘年会の案内を出す側、受け取る側の悩みを一挙解決!

ちなみに、全国の妻の「12月は夫と諭吉が帰ってこない問題」は私も解決の糸口を見つけられずにいます(汗)

何か妙案があったら教えてください。

 

忘年会の案内はいつ頃出すのがベスト?

師走の時期はみんな納品だとか、打ちあわせだとか、すべて前倒し日程になり、家族や恋人と過ごすクリスマスの予定なんかもあり、スケジュールが慌ただしくなります。

その中、「忘年会のお知らせ」が遅れてしまうと皆予定を付けられず、全然人が集まらない!ってことにもなりかねません。

忘年会の連絡をするには、まずは1か月前に全員に連絡をして参加人数をほぼ絞ります。

お店の予約もあるので早めの行動が良いでしょう。

人が集まらなければ改めて不参加とお返事があった方に再連絡する時間も取れますからね。

参加対象者が多い場合は、忘年会の1週間前~3日前に最終確認のメールを送って、皆が忘年会を忘れないように対策しておくと良いですよ。

 

案内文の文例は?

サークル内や友達同士、仲良しの同僚間ならメールやSNSのやり取りで十分ですが、社内での連絡やセミナー等の忘年会はそうもいきませんよね。

今は文書で渡すよりもメール連絡が主流になりました。

忘年会案内メール2

出欠可否や質問をすぐに返信で行えるのでその方がお互い便利ですよね。

一般的な忘年会の案内に使える文例と、同期間などちょっと砕けた間柄で使える文例の2パターンをご紹介します。

メールを出したら、朝礼等で繰り返し忘年会のお知らせをチェックしてくださいね~!と声掛けすると確認し忘れ、返信し忘れが減りますよ。

 

一般的な案内の文例

タイトル 平成○○年度 忘年会のお知らせ(部の忘年会なら平成○○年度 ○○部忘年会のお知らせ、と記載)

皆様、毎日お疲れ様です。

今年も残すところあとわずかとなりました。

早速ではございますが、恒例の忘年会の日時が決まりましたのでご連絡申し上げます。

日頃なかなか一同に会する機会もございませんので、諸事厳しい折りではございますが、万障お繰り合わせの上ぜひご参集ください。

今回の幹事は○○が行いますので宜しくお願い致します。

  1. 日時:12月○○日(□曜日)△時?○時(予定)
  2. 場所:住所の他に、アクセス方法を記載、可能であれば会社からの道順を示した地図のリンクを貼る、お店のURLがあればリンクを貼る、お店の電話番号
  3. 参加費 男性 ○○円 女性 ○○円

出欠は○月○日までに、件名を変えず、このメールの返信にてお知らせ下さい。

会費は当日集金します。

よろしくお願いします。

(当日の宴会内容が決まっていたり、お店の料理が一押しだった場合はここに記載。当日はビンゴもあり~や、今回のお店は魚貝類がおすすめの名店で~等)

以上
○○部 ○○(内線****)
E-mail *****
携帯 *****

親しい間柄宛の案内の文例

タイトル 平成○○年度 同期忘年会のお知らせ(課や支店の忘年会ならタイトルをその都度変更してください)

○期入社の皆様へ

毎日お仕事お疲れ様です。

今年も残すところあとわずかとなりました。

今回は同期会を兼ねた忘年会開催が決まりましたのでご連絡申し上げます。

皆さん飲み会が続いてお疲れの時期だとおもいますが、是非とも可能な限りご参加ください。

今回の幹事は○○が行いますので宜しくお願い致します。

  1. 日時:12月○○日(□曜日)△時?○時(予定)
  2. 場所:住所の他に、アクセス方法を記載、可能であれば会社からの道順を示した地図のリンクを貼る、お店のURLがあればリンクを貼る、お店の電話番号
  3. 参加費 男性 ○○円 女性 ○○円

出欠は○月○日までに、件名を変えず、このメールの返信にてお知らせ下さい。

会費は当日集金します。

よろしくお願いします。

(当日の宴会内容が決まっていたり、お店の料理が一押しだった場合はここに記載。
当日はビンゴもあり~や、今回のお店は魚貝類がおすすめの名店で~等)

以上
○○部 ○○(内線****)
E-mail *****
携帯 *****

 

参加出来ない、したくない事情がある!断る時の理由は?

これが忘年会問題で一番心苦しく悩むことじゃないですか?

活動の場を広げたり、人とのつながりが増えた年の年末はその分お誘いも多くなります。

仕事が多く、行けないことも無いけど出来れば断りたい、忘年会がありすぎて金銭的に厳しい等、時にはお断りが必要なことがあります。

後々角が立たないように断るにはどうしたらいいのか?

3大理由はこれ!

  1. 先約
  2. 風邪、体の不調
  3. 家族関係

 

1~3まで、理由として使うのは良いですが、具体的に聞かれた時に失敗しないように「詳細な理由」を考えておくと良いですよ。

1.は誘われた忘年会より優先度の高い内容でなければいけません。

習い事やサークルの飲み会を断るなら「会社の上司が参加する飲み会が重なっていて・・・」とか、会社関係の飲み会なら面白いところで「実は親がセッティングした見合いが・・・」という理由もあります。

 

2.はお酒がドクターストップがかかっていて飲めないから場の雰囲気を考えて見送りたい、年末進行で体調を崩していてなんとか仕事に行っている状態だから難しい等の理由ですね。

でも上司が参加する会社の忘年会は断りづらい理由です。

 

3.は・・・最終手段!身内の不幸話ですが、これは後ろめたさが凄いので出来れば使いたくないですよね。

代わりに家族が怪我をして介助が必要だ、入院してしまって忘年会の時期は自分が世話する必要がある、妻が出産を控えていてすぐに駆けつけられるようにしたい等の理由があります。

私が聞いた理由で面白かったのが

妹の婚約で家族が揉めているので忘年会どころじゃありません!

と言うのがありました(笑)

 

ユニークな理由だと許せてしまうこともありますよね。

でもネタ的断り方は空気を読んで相手を選びましょう。

 

断る時、メールにはなんて返信すれば良い?

忘年会不参加の場合は、担当の方へ返信するとともに、上司にも一言報告するのが礼儀です。

幹事には形式的な文章でお断りを入れればOKですが、上司には具体的な理由を説明しておくのがマナーです。

取引先の方と会う予定がある、会社では言っていないが家庭の事情がある等、仕事の報告をするときに合わせて「忘年会のことですが・・・」と不参加を詫びておきましょう。

 

不参加の場合のメール返信の文例

タイトル 忘年会の案内のタイトルそのまま

○○さん(幹事さんの名前)

忘年会のお誘い有難うございます。

他部署の方との交流の機会なので是非出席したいところなのですが、忘年会当日に先約があり(都合がつかず)出席することが叶いません。

せっかくの機会のため非常に残念ですが、また同じ様な会があれば是非出席したいと思っております。

以上、取り急ぎ、ご返事申し上げます。
○○部 ○○(内線****)
E-mail *****
携帯 *****

 

12月はお酒を飲む機会が多くなるかとは思いますが、くれぐれも、無茶な飲み方をするのは気を付けて下さいね!

 


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